Мастерская бизнес-анализа

Бизнес-анализ Сангвис ИТ Пеликан Бумажные картотеки

30.03.2011 at 22:20 2 комментария

Часть 3 Подсистема Доноры — 4 Работаем без бумаг

Уже написано:

«Довольно долго хранили под руками бумажные архивы, к которым обращались в случае необходимости, и еще очень долго (тогда так казалось) работали и с ИТ системой, и с бумажными картами. Но пришло время – и было снова принято организационное решение – Сангвис начал работать без бумажных карт».

Готовя этот пост, я бегло посмотрела, что сейчас пишут на эту тему, и поняла в очередной раз: как же мы были тогда смелы, и в тоже время наивны.

Наиболее активен в обсуждении этой темы в печати все тот же Б. Зингерман (он работает там же – в ГНЦ, и занимается примерно тем же. Но т.к. ГНЦ – это в первую очередь клиника, то его сфера – это не только служба крови, но автоматизация лечебного процесса. Последние годы его внимание в значительной степени сосредоточено на электронной истории болезни).

Так вот, в 2009г — в опубликованной cnews презентации – Зингерман говорит: «Ни один главный врач не готов отказаться от бумажной истории болезни (или ее части)».

И я снова вспоминаю те годы: 1991-1993 – как долго и тщательно мы обсуждали судьбу бумажных картотек, как много раз откладывали окончательное решение вопроса, и снова возвращались к нему, и как решительно поступил Нижечик Ю.С., сказав в один прекрасный день: «Все, с бумажными картами мы расстаемся».

И с этого дня, в течение многих лет, мы аккуратно хранили бумажные архивы «до того», и предприняли все доступные нам тогда меры для обеспечения сохранности, работоспособности и защиты электронных картотек.

Надо сказать честно, что с точки зрения технической и организационной мы все сделали нормально. Даже можно сказать, что хорошо. А вот слабы мы были с точки зрения юридической и бюрократической. Но и сейчас, оглядываясь назад, можно сделать скидку на то, какое было время (скорее всего лет на 5-10 позже мы бы уже так не поступали). А тогда – в эпоху «революционного романтизма» казалось, что любые бюрократические препятсnвия преодолимы.

Ведь мы создали структуру, которой тогда не было места в законодательстве (государственное предприятие на уровне города), но и законодательства РФ фактически не было. Не случайно, поэтому, потом, по мере принятия Законов РФ, наш статус довольно часто подвергался изменениям.

Что же касается медицинской нормативной документации, то в ходу были многочисленные инструкции Минздрава СССР, и было вообщем-то нормой применять их в меру соответствия реальной обстановке.

Так, было много инструкций, ориентировнных на то, что кровь заготавливается в стеклянную тару (в бутылки) и используется как лечебное средство «консервированная кровь». А технологии бежали бегом, и с открытием границ, когда стало доступно не только советское, но и зарубежное оборудование и расходные материалы, все СПК в бывшем СССР старались как можно быстрее перейти на заготовку крови в пластиковую тару и производство преимущественно компонентов. Сангвис и в этом был одним из первых. И, естественно, не соблюдались многие инструкции, именно потому, что инструкции устарели.

Так же мы подошли и к Инструкции по обследованию доноров, регламентирующей в том числе и порядок работы с картами доноров ( к счастью там не было жестко описано как следует вести картотеки отводов). В варианте этой инструкции, действовавашей в начале 1990-х годов, не было четкого запрета на отсутствие бумажных документов и замену их электронными (ну естественно – когда инструкцию писали – никаких электронных документов и в природе не было, все было само собой очевидно). Но позже, в редакции этой Инструкции от 02.12 1998 года («Инструкция по освидетельствованию доноров») отдельным пунктом 2.8 появилась запись: «Наличие компьютерного банка данных о донорах требует дублирования информации на бумажных носителях согласно установленным учетным формам».

Вот после этого у нас начались серьезные проблемы (в то время – в 1999г – у нас их уже было очень много), но до конца работы в Сангвисе нашей команды (августа 2000г) мы к бумажным картам не вернулись, а пытались бороться с Инструкцией (писали письма в Минздрав про необходимость изменения инструкции, просили для себя эксклюзивного разрешения так работать и т.д). Ну а в 2001г Сангвис вернулся к дублированию информации на бумаге. (UD: как выяснилось позже — все-таки не вернулся).

Почему это плохо – возьму снова у Зингермана:

«И как в таких условиях должна действовать электронная система? Сначала на полке необходимо найти бумажную карту, затем в компьютере — электронную, потом вписать информацию о доноре и в карту, и в компьютер, а если еще в записях будут расхождения? Вот все и выкручиваются, как умеют.

Например, на одной станции переливания крови, где уже много лет работает компьютерная система со штрих-кодовой маркировкой и идентификацией, сотрудники весь день работают с компьютером, в конце дня распечатывают необходимые документы, а затем еще и с экрана переписывают в журнал.

Электронные документы не обладают юридической значимостью, поэтому бумажный документооборот является первичным и основным. Электронные системы играют подсобную роль, их преимущества не могут быть использованы в полной мере, а их внедрение зачастую приводит к увеличению трудозатрат медицинского персонала.

Наиболее бесконфликтный – «подпольный» подход к внедрению ИТ

• Сформировали документ в компьютерной системе

• Распечатали – подписали

• Сделали вид, что никакой компьютерной системы не было

НО!…… это «позиция страуса», так как:

• Подписанный документ, пылится в архиве

• А врачи смотрят электронный документ, который гораздо легче найти.

• Где гарантия, что это тот же документ, что он не был изменен, кто его автор, как сделать его копию и т.д.»

То есть, в условиях когда правила электронного медицинского документооборота ничем не регламентированы и формально его не существует и трудоемкость работы больше, и надежность информации, а значит и в целом гарантии безопасности технологии – ниже.

А тогда нам и в голову не могло придти, что такой вопрос еще 20 лет не будет решен, и для себя мы его решили.

Технология работы ИС была настроена так, чтобы максимально обеспечить безопасность донора, продукции (рецепиента) и при этом быть наименее трудоемкой и наиболее удобной для персонала (юзабилити – по нынешнему, но мы тогда лишних иностранных слов без нужды не употребляли).

1. Было оформлено организационно (в виде инструкции –регламента)-отделение функций «ведение картотек отводов» от работы собственно донорского отдела по обследованию доноров.

2. Была разработана внутренняя, учитывающая специфику компьютерной БД, классификация доноров по видам (я уже упоминала, что «повторный» – вид донорства, которого до автоматизации не было, но система находит донора, если он был и год, и два назад, и вообще – когда- либо, но при этом «кадровым» с точки зрения медиков он не является). Были и другие особенности – например при работе с иммунизируемыми донорами.

3. Была создана довольно качественная (для того времени) техническая и организационная система — регламентации прав доступа и конфиденциальности, а так же копирования и восстановления данных

4. Был спроектирован набор, структура (и ПО естественно), документов, которые действительно необходимы как для обеспечения технологического процесса, так и для юридических и финансовых моментов.

Главным документом было «Направление на кроводачу».  На первых этапах оно несло и информационную нагрузку, потому что оснащенность всей технологической цепочки информатизацией шла постепенно, а донор в самом конце цепочки деньги в кассе получает (в том числе и безвозмездный – донору была положена компенсация на питание в денежной форме). Направление печатается в донорском отделе, и врач ставит на нем свою подпись. Потом на этом направлении ставили подписи о фактическом проведении кроводачи, и только с таким документом донор мог придти в кассу за деньгами.

А еще донору полагалась справка — освобождение от работы на 2 дня. Когда нам удалось охватить весь процесс работы с донором, и появился АРМ касса, то эти справки тоже были включены в единый техпроцесс. А информационная нагрузка с бумажного документа «Направление на кроводачу» была снята – все данные со всех этапов вводились в ИС, причем «как по науке» — в местах их возникновения. Более того, за каждой порцией введенных данных следовал код сотрудника, который их ввел. Это позволило наладить персональный учет, выявление ошибок, организацию обучения и т.д (правда не все сразу – постепенно).

Entry filed under: Мемуары Сангвис, Методы и технологии анализа. Tags: Ит-Пеликан, Сангвис, бизнес-анализ, доноры.