Мастерская бизнес-анализа

Сангвис 1999г – Плановая и учетная работа

22.02.2013 at 17:52 Оставьте комментарий

Праздники праздниками, а большая часть жизни в Сангвисе – это, конечно, работа. И в 1999 году этой работы мало того что было много (это было и во все предыдущие годы), она перестала быть столь радостной и творческой. Причин, по которым наше финансовое положение стало плохим, и, не смотря на все наши усилия, оно не только не улучшалось, но все больше ухудшалось, было видимо много. Да, был кризис, но к этому добавлялись и другие. В эту тему я не буду углубляться. Отмечу лишь, что большая часть времени уходила именно на то, чтобы выживать в абсолютно критической финансовой ситуации.

Но, тем не менее, мы старались быть оптимистичны и успевать заниматься тем, что было интересно, важно для дальнейшего развития, продолжало начатые в предыдущие годы проекты.

Конечно, именно у плановой и финансовой служб и бухгалтерии было особенно много текущих оперативных дел по обеспечению возможности продолжать работу «Сангвиса» при столь сложной безденежной жизни.
И, в связи с работами по постановке регулярного менеджмента и началом работ по внедрению КИС «Эталон», в этих подразделениях проводилось много дополнительной новой работы. Поэтому один пост посвящу именно экономике, учету, финансам.

Планирование

Работа планово-экономического отдела уже много лет как велась в соответствии Положением об отделе и компьютерная часть работы органично вплелась в процесс деятельности. ПЭО поддерживал в актуальном состоянии плановые калькуляции себестоимости на основные виды продукции и услуг, оперативно велись файлы по донорам, объемам заготовки крови и ее переработке по ОЗК и в целом по ГЦК, ежемесячно накапливалась информация по фактическим затратам по заготовке крови.Кроме того, в связи с повышением заработной платы сотрудникам с 1 апреля, а так же изменением организационной структуры по приказам директора вносились изменения в штатные расписания подразделений, производилась корректировка плановых фондов заработной платы и расчетов по труду.

Было проведено большое количества многовариантных расчетов по обоснованию рациональной работы ОЗК и САНГВИСа в целом.

В течение года в связи с изменением цен на расходные материалы производился перерасчет затрат на оказываемые услуги, согласно заключенным договорам и устанавливались приказом директора новые цены.
Поквартально оформлялись отчеты по сметам затрат бюджетных ассигнований, по результатам года, как обычно, сдан в плановый отдел Городского Управления Здравоохранения полный отчет о расходовании средств городского бюджета по выполненному объему работ по договорам, заключенным с ГУЗ, оформлялись отчеты по всем направлениям деятельности.

Бухгалтерский учет

Кроме обычных расчетов, определенных положением о бухгалтерском учете, в бухгалтерии было запланировано провести ряд работ, и что-то возникло «в процессе», причем что-то родилось в «Сангвисе», но многое «валилось сверху»:

1. Проведен полный перевод участка «Расчеты по заработной плате с работниками» на использование компьютерной системы «АМБа» — адаптация новой системы (совместно с отделом КТ), отладочные работы;
2.  В связи с необходимостью передачи в Пенсионный фонд на машинных носителях данных персонифицированного учета работающих, проведен доввод большого объема информации с использованием специальной программы, подготовлены документы на бумажных носителях в соответствии с требованиями Пенсионного фонда;
3. Проведено обследование действующей системы бухгалтерского учета, по его результатам сформулированы задачи ее изменения с целью углубления учета;
4. Проведен комплекс работ по совершенствованию организации учета основных средств (с использованием электронной таблицы EXCEL);
5. В плане предусматривалось провести поисковые работы по выбору новой программной системы бухгалтерского учета взамен действующей системы 1-С, в течение года было принято решение о выборе программной системы «Эталон» для создания КИС ГЦК «САНГВИС».

Особое внимание было уделено (в том числе и в связи с подготовкой к внедрению КИС Эталон) было уделено анализу расчетов себестоимости, в том числе механизмов учета брака, и формулировке предложений по улучшению механизмов этих расчетов.

Были предложены изменения в учете себестоимости:

• ввести систему операционных бюджетов основных подразделений;
• более четко отделить прямые затраты от накладных;
• глубже дифферинцировать затраты;
• строже увязать структуру учета затрат со структурой учета реализации продукции;
• обеспечить (на первом этапе частично) увязку учетных и плановых расчетов.

При обследовании и анализе существующей системы бухгалтерского учета было отмечено, что требуется разработать полностью документ «Учетная политика» (в отличие от выписки для налоговой инспекции) — рабочий план счетов, первичные документы, принятые решения по распределению накладных расходов и т.д. Тем более, что решение по смене компьютерной программы, диктует необходимость наличия письменного описания состояния «Как есть».

Одновременно пришлось уже в 1999 году — ФАКТИЧЕСКИ НА ХОДУ — провести изменения, позволяющие решить (и то частично) две перезревшие задачи
1. выделение в учете накладных (или косвенных) расходов, сохранив при этом распределение затрат по подразделениям. Для этого в рамках существующей программы 1-С пришлось усложнить учет. При этом, полностью решить проблему качественного учета накладных расходов не удалось, но появилась возможность анализировать затраты в динамике.
2. Передача сырья на переработку из одного вида бизнеса в другой (в данном случае из компонентов в препараты) по вычисляемой по понятному алгоритму.
В результате был разработан и внедрен новый вариант «Плана счетов» (с использованием дополнительных счетов) для углубления учета затрат по местам их возникновения в разрезе структурных подразделений и видов затрат

Управленческий (оперативный) учет

Фунция управленческого (оперативного) учета осознавалась руководством САНГВИСа, но не так просто было понять — как именно он должен быть организован. Экспериментальные работы были начаты еще в 1998г, в основном силами ПЭО. В 1999 году в течение нескольких месяцев проводился детальный понедельный учет и анализ на основе сформированного плана реализации продукции, затрат и денежных поступлений. Сбор данных по материальным затратам в производственной службе по каждому препарату позволил уточнить номенклатуру используемых материалов и внести необходимые изменения в алгоритмы расчета цен по каждому препарату. Следующим этапом предусматривалось рассмотреть механизмы управленческого учета в КИС «Эталон» и определить схему и этапность их внедрения в САНГВИСе.

После небольшого перерыва восстановлена работа по маркетингу

В 1999г работа велась по двум направлениям:
1 Ведение договорной работы (в том числе в процессе была разработка Стандарта предприятия на ведение договорной работы)
2 Работа по связям с общественностью:
• контакты со средствами массовой информации, в первую очередь с телекомпаниями: 41 студия, СГРТК, АСВ и с телевизионной программой «Уральская медицина», 4 канал. Радиокомпании: Радио СИ, Русское радио и Студия город — те кто постоянно откликаются на обращения. Печатные издания: Вечерний Екатеринбург, Уральская медицина, Подробности, Семейный круг, Наш дом- наш город.
• пресс-конференции для широкого круга средств массовой информации, в процессе которых журналисты сами сдавали кровь, с одной из таких прессконференций репортаж прошел по каналу НТВ
• организация рекламы продукции и услуг.

Entry filed under: Мемуары Сангвис. Tags: Сангвис, менеджмент.