Мастерская бизнес-анализа

2003 год. Первый бюджетный процесс с автоматизированной системой

02.09.2013 at 19:09 1 комментарий

Итак, в 2001г специалисты Министерства финансов Свердловской области смогли достаточно четко выделить и сформулировать тот круг своих задач, которые ни в программной системе, обеспечивающей автоматизацию исполнения бюджета, решить нельзя, ни с помощью средств MS Office выполнять в необходимые сроки с требуемым качеством стало невозможно.
Назван в тот момент этот круг проблем был «Планирование и анализ исполнения бюджета». Для автоматизированного решения этих проблем и была начата разработка информационной Системы. На первом этапе задача решалась для конкретного заказчика и Система была построена под сформулированную проблему.

А при детальном изучении проблемы стало ясно, что главным узким местом при планировании бюджета и тем более анализе бюджетных показателей как по схеме план-факт, так и тем более в динамике, является информация – ее доступность, время за которое можно добыть и обработать нужные данные, качество этих данных, их сопоставимость. Поэтому ядром разрабатываемой Системы стало Хранилище данных и все те инструменты, которые позволяют его создать и использовать.

Кроме того, специалистам необходимо работать над таким комплексным и сложным документом, как бюджет региона, одновременно большим коллективом. Причем так, чтобы руководителям была доступна информация о состоянии расчетов у всех специалистов и автоматически отслеживалось состояние общих показателей бюджета на любой момент его проектирования (по доходам, расходам, дефициту и т.д)
Наконец, сами механизмы расчетов (алгоритмы, формулы, взаимосвязи) достаточно сложны при их организации в ручную с помощью электронных таблиц именно в силу их большого количества и необходимости иметь их все в нескольких (многих) вариантах.
Вот с этих основных моментов и начиналась автоматизация бюджетного планирования и анализа для Свердловской области.
Задача, казавшаяся на первый взгляд обычной для разработки автоматизированной системы, при детальном рассмотрении оказалась весьма не тривиальной. Проектирование велось методом быстрой разработки прототипа и последующих доработок после опробования прототипов пользователями.

Главной неясной проблемой лично для меня (да и для многих других специалистов по автоматизации, как я потом разобралась) стала бюджетная классификация. Не буду здесь вдаваться в историю и подробности этого феномена российской финансовой системы. Однако, прочитав несколько статей — все что смогла найти в тот момент – я единственно, что точно поняла, что об этом все знают в Министерстве финансов РФ.
И столкнувшись впервые с государственным заказчиком такого уровня как финансовый орган региона, я и великого и могучего Минфина не испугалась. Разыскала там автора статей в журнале «Финансы» по вопросам бюджетной классификации, дозвонилась до нее – не сразу, но все же получилось, более того – я уговорила ее уделить мне час времени.
И поехала в Москву в Министерство финансов. Дама из Минфина оказалась милой бабушкой (вскоре она уже на пенсию ушла), много-много лет занимавшейся именно бюджетной классификацией. Она чуть-чуть посвятила меня – «по секрету» — в кухню Минфина – как это делается. Но что было самое интересное: внеся изменения в классификацию к новому бюджетному году, работники Минфина (отдельно по доходам и расходам) писали для своих программистов алгоритмы взаимосвязи кодов – что куда входит и преобразования данных от старой классификации к новой (это и у них не всегда получалось). НО! Они никогда не публиковали эти свои инструкции. И в 68 регионах РФ, более 300 муниципальных образованиях и еще тысячах бюджетных организаций (они, правда, только по своей небольшой части классификации) разбирались финансисты и их программисты в опубликованных изменениях бюджетной классификации и создавали свои правила.
Эта недолгая беседа мне очень помогла – я почувствовала среду, дух этой новой для меня предметной области.

Начались доработки имеющегося софта и вот первый реальный бюджет – на 2004год – разработан с помощью новой автоматизированной системы, и главные задачи решены. Конечно, первый опыт реальной эксплуатации показал, что новая система далека от совершенства, и стало очевидно, что именно надо в ней сделать еще. Но руководство Минфина области по-настоящему поверило в нее именно в этот момент. И уже представляло свой новый «автоматизированный» бюджет с гордостью и уверенностью в его перспективах.

В октябре 2003г в компании проходит семинар (я уже вовсю погружена в его организацию – благо опыта по проведению семинаров не занимать, а на средства компания не сильно скупится).

Главная задача семинара – понять: только Свердловская область как большой регион да еще с непростой политической ситуацией столкнулся с необходимостью автоматизации планирования и анализа и бюджета, или это общая проблема. На первый семинар приехало не так много участников – фирма и система еще не были раскручены, но даже самый беглый анализ ситуации в других регионах, выступления участников семинара, проведенного совместно Министерством финансов Свердловской области и компанией разработчиком, показали, что проблема автоматизации планирования бюджета есть не только у специалистов Свердловской области. Многие финансовые работники остаются один на один с возможностями Excеl, когда речь идет о расчетах бюджетных показателей, «сборке» бюджета, внесении срочных корректировок на этапе согласования с представительным органом власти, изменениях бюджетной классификации и многими другими.
На этом же семинаре «наклюнулся» первый заказчик имеющейся Системы – управление финансов Курганской области.

Начался в 2004г фактически новый проект – разработка и продажа тиражируемой настраиваемой системы для планирования и анализа бюджета региона. И в 2004г началась обширная бюджетная реформа, в которой одним из главных элементов была необходимость существенного повышения качества планирования (причем планирования в самом широком смысле), как ведущего по своей значимости элемента бюджетного процесса в регионе. Так что смело можно сказать, что еще в 2001 году специалисты Министерства финансов Свердловской области смогли угадать одну из основных задач бюджетной реформы и предложить в качестве одного из инструментов решения проблемы разработку специализированного программного комплекса.

Entry filed under: Мемуары ЦИФТ. Tags: Информационная система, Минфин Свердловской области.